Tekoälymurros: Tilitoimistoala elää historiansa kolmatta merkittävää murrosvaihetta
Tämä kirjoitus käsittelee tilitoimistotoimialan kolmatta murrosta, jonka pohjana toimii edellisten vuosikymmenten aikana tapahtunut liiketoiminnan digitalisoituminen, ja veturina viime vuosina tapahtunut huima tekoälyteknologioiden kehitys.
Toimialan ensimmäinen murrosvaihe liittyy aikaan, jolloin kirjanpito siirtyi tilikirjoista tietokoneavusteiseen kirjanpitoon. Tällä aikakaudella luotiin teknologiset ja lainsäädännölliset edellytykset toimialan seuraavalle merkittävälle murrosvaiheelle, jonka tunnemme taloushallinnon sähköistymisenä.
Sähköinen taloushallinto alkoi hiljalleen yleistymään 2000-luvun alussa. Lopulta sääntely ja yhteiskäyttöisten taloushallinnon ohjelmistojen kehitys kiihdyttivät verkkolaskutuksen ja siten sähköisen taloushallinnon ratkaisujen arkipäiväistymistä. Sähköisen taloushallinnon yleistyminen on ollut noista 2000-luvun alkuvuosista lähtien jatkuvaa, mutta näkemyksemme mukaan sen kiistattomat hyödyt huomioiden yllättävän hidasta.
Sähköistymisen hitautta kuvaa Taloushallintoliiton vuonna 2019 tekemä jäsentutkimus, joka kertoi tilitoimistojen arjen olleen tuolloin vielä merkittäviltä osin paperista. Kuten kaikkien teknologisten murrosten kohdalla, myös taloushallinnon sähköistymisessä rytmin määräsi lopulta ihmisten valmius ja halu omaksua uutta teknologiaa. (Lähde: Taloushallintoliitto)
Tämän päivän tilannetta sähköisten ja yhteiskäyttöisten ohjelmistojen käytöstä kuvaa hyvin Tilastokeskuksen keväällä 2025 julkaisema tutkimus, jonka mukaan 79 % yrityksistä käytti liiketoiminnassaan maksullisia pilvipalveluja.
Näistä yleisimmin käytetyt pilvipalvelut olivat:
- Sähköposti (73 %)
- Tiedostojen tallennus (68 %)
- Toimisto-ohjelmat (67 %)
- Kirjanpitosovellukset (62 %)
- Tietoturvaratkaisut (59 %)
- CRM (40 %)
- Toiminnanohjausjärjestelmä (37 %)
Voitaisiin siis olettaa, että digitalisaatio etenee huimaa vauhtia. Valitettavasti tilitoimistoalalla asia on toisin. Taloushallintoliiton tammikuussa 2026 julkaiseman tutkimuksen mukaan taloushallinnon ohjelmistojen yhteiskäyttöisyys ei ole kasvanut, vaan pysähtyi 54 prosenttiin.
Vaikka ohjelmistotalot ovat investoineet tuotekehitykseen ja tekoälyyn, tutkimus ei vielä näytä muutosta tilitoimistojen arjessa. Yhteiskäyttöisten järjestelmien osuus ei kasvanut laiskaan kahteen vuoteen ja ostolaskuautomaation aste jäi alle puoleen. Ohjelmistotoimittajan näkökulmasta pullonkaulaa on helppo etsiä tilitoimistoista. Näkemykseni mukaan ongelma on kuitenkin tilitoimisto-ohjelmistojen käytettävyydessä, hinnoittelussa, integroitavuudessa ja siinä miten työkalut todella istuvat tilitoimiston arkeen.
Uskoakseni nyt käynnissä oleva tekoälymurros voi olla tilitoimistotoimialalle jopa edeltäneitä teknologiamurroksia suurempi, sillä tekoälyn käyttö on lyhyessä ajassa muokannut pysyvästi asiakkaidemme tapaa ostaa ja käyttää palveluita.
Näkemykseni mukaan tekoälyn kehitys nopeuttaa myös lopulta sähköisen taloushallinnon etenemistä pienimmissä yrityksissä, kun aidosti tekoälyteknologioihin nojaavat kirjanpitoratkaisut tulevat viimein merkittävästi vähentämään mappikirjanpidon tekemistä.
Hyvän tilitoimiston tunnistaa tyytyväisestä asiakkaasta ja hyvinvoivasta henkilöstöstä
Mitä tilitoimiston asiakas odottaa tilitoimistolta?
Tilitoimiston asiakas odottaa taloushallinnon kumppaniltaan ensisijaisesti virheetöntä ja asiakkaan tarpeisiin nojaavaa taloushallintopalvelua. Voitaneen todeta, että yhä useampi asiakas odottaa kirjanpitopalvelua tuotettavaksi modernia teknologiaa hyödyntäen.
Kokemukseni mukaan isoa roolia hyvässä tilitoimistopalvelussa näyttelee myös laadukas ja proaktiivinen viestintä oli kyseessä sitten täysin sähköinen tai ehkä hieman perinteisempi palvelumalli.
Laadukkaan peruspalvelun lisäksi tilitoimistolta toivotaan usein kirjanpidon rinnalla tarjottavia liiketoiminnan tukipalveluita, mutta todellinen tyytyväisyys ja asiakaspito syntyy melko yksiselitteisesti laadukkaan kirjanpidon ja asiakaspalvelun kautta. Myös palkanlaskennan virheettömyys nousee kriittiseksi tekijäksi tilitoimiston laatua arvioitaessa.
Hinnoittelun odotetaan olevan ennustettavaa ja perinteinen suorite-, tosite- tai aikaperusteinen hinnoittelu koetaan hankalaksi esimerkiksi tilitoimistojen hintoja vertaillessa.
Sähköinen taloushallinto ei ole ollut enää vuosiin tilitoimiston erottautumistekijä, vaan lähtökohta taloushallinnon tuottamiselle erityisesti kasvuyrityksissä.
Näkemyksemme mukaan laatutietoinen ja nykyaikaisia palveluita tilitoimistolta odottava asiakas kaipaa tilitoimistoltaan:
- Asiakastuntemus: Asiakas toivoo, että kirjanpitäjä tuntee yrityksen liiketoiminnan
- Asiakkaan ohjaaminen ja tehtävien aikataulutus: Asiakkaiden toiveena on, että heidän kanssaan sovitaan aikataulut, prosessit ja vastuut, jotta kuukausittainen kirjanpito ja lopulta tilinpäätös voi valmistua ajallaan asiakasta tai kirjanpitäjää kuormittamatta
- Kirjanpidon laatu: Kirjanpito tulee laatia johdonmukaisesti, hyvän kirjanpitotavan mukaan ja siten, että kirjanpito voi toimia sisäisen laskennan raaka-aineena liiketoiminnan johtamista tukien
- Täsmällisyys osakirjanpidoissa ja muissa tehtävissä: Palkat lasketaan oikein ja reskontrat ovat ajan tasalla esimerkiksi johdonmukaisen muistutus- ja perintäprosessin mahdollistamiseksi
- Nopeat vasteajat: Vastauksia kysymyksiin ja selvityspyyntöihin odotetaan täsmällisesti sekä nopealla aikataululla
- Proaktiivinen talousviestintä: Viestintä asiakkaalle yrityksen taloudellisesta asemasta tulee tehdä ymmärrettävästi, ajantasaisesti sekä tietoturvallisesti ja esimerkiksi epäkohdista huomauttaminen on osa asiakkaan odotusta
- Tukipalvelut: Tilitoimiston itse tai kumppaniverkoston kautta tarjoamat tukipalvelut esimerkiksi juridiikan tai sisäisen laskennan osalta lisäävät asiakastyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta
- Teknologia: Asiakas toivoo, että tilitoimisto voi tarjota tämän tarpeisiin soveltuvaa teknologiaa osana laadukasta tilitoimistopalvelua
Tilitoimistoarki on henkilöstöä kuormittavaa
Tilitoimistoalalla puhutaan paljon automaatiosta, tekoälystä ja tehokkuuden tavoittelusta. Silti monen tilitoimiston arki näyttää edelleen kovin hajanaiselta.
Kirjanpitäjän työpäivä koostuu lukuisista asiakaskohtaisista prosesseista, jotka voivat olla vaihtelevasti dokumentoituja. Useiden eri järjestelmien käyttö sekä jatkuvat keskeytykset ja asiakkaiden kysymykset tekevät tarkkuutta vaativasta työstä katkonaista. Esimerkiksi asiakkaiden kysymykset ajoittuvat hetkiin, jolloin asiantuntija tulisi suorittaa erityistä tarkkuutta vaativia tehtäviä. Työstä tulee pirstaleista ja kuormittavaa.
Kyse ei ole kirjanpitäjän oman työn johtamisen haasteesta, vaan siitä, että asiakasrajapinta ja asiakaspalveluprosessit ovat jääneet jälkeen asiakkaiden odotuksista. Ratkaistava tekijä tilitoimiston henkilöstön kuormituksen vähentämisen kannalta onkin se, miten hallitusti tilitoimisto kykenee tätä asiakasrajapinnasta tulevaa viestintää hallitsemaan.
Tilitoimiston esihenkilön näkökulmasta ongelma on hieman erilainen. Asiakastyön laadun hallinta ja prosessien toteutumisen valvonta on haastavaa, jos prosessien dokumentointi, asiakastyö sekä siihen liittyvä viestintä on hajonnut monikanavaiseksi kaaokseksi. Tuuraustilanteet ja henkilöstövaihdokset aiheuttavat valitettavan usein asiakkaalle näkyviä laatupoikkeamia ja esihenkilöille kohtuutonta kuormitusta reklamaatioiden vuoksi. Henkilöstön dokumentoimattomasta osaamisesta muodostuu liiketoimintariski.
Qaicun missio on ratkaista nämä tilitoimiston näkökulmasta kriittiset haasteet tekoälyä hyödyntäen.
Ideamme on ollut rakentaa tilitoimistolle oma asiakkuuksien johtamisen kerros, jossa yhdessä tilitoimiston oman brändin mukaisessa käyttöliittymässä voidaan hoitaa kaikki asiakasviestintä, kuvata prosessit, hoitaa asiakkaan sekä tilitoimiston välinen tehtävienhallinta aikataulutuksineen ja tuottaa esimerkiksi kuukausiraportoinnit.
Asiakas tuodaan palvelun keskiöön ja tilitoimiston ammattilaisille suodaan aiempaa parempi työrauha, kun asiakas voi esittää arkipäiväiset kysymykset Qaicun virtuaaliselle CFO:lle.
Kun tilitoimiston henkilöstö voi hyvin, henkilöstön vaihtuvuus pienenee ja siten asiakastyön laatu paranee.