Kuinka tilitoimisto voi parantaa kannattavuuttaan?
Tilitoimiston palvelumallien uudistaminen
Näkemyksemme mukaan tilitoimiston kannattavuutta ei paranneta merkittävästi asiantuntijoiden tuottavuusodotuksia nostamalla tai pienehköjä sopimusten mahdollistamia hinnankorotuksia tekemällä. Kannattavuuden parantaminen lähtee siitä, että asiakkaille tarjotaan heille sopivia palvelukokonaisuuksia sellaisilla hinnoittelumalleilla, jotka mahdollistavat tilitoimiston sisäisen prosessikehityksen kautta tuottavuuden kasvun.
Jotta tekoälystä saadaan kaikki hyöty irti, tulee tilitoimiston miettiä omia sisäisiä ja palvelutuotannon prosesseja kriittisesti.
Tässä muutamia ajatuksia, jonka kautta lähtisin arvioimaan tilitoimistoliiketoiminnan tuottavuuden parantamista:
1. Kiinteähintaiset palvelupaketit
Haastattelemalla asiakkaita ja omia asiantuntijoita tilitoimiston on mahdollista tunnistaa eri asiakasprofiilia edustavien asiakkaiden aidot tarpeet tilitoimistopalvelun osalta. Palveluista on mahdollista paketoida eri asiakasprofiileja palvelevia tuotteistettuja kokonaisuuksia, joille voidaan määritellä kiinteä hinta.
Ostaessaan kiinteähintaisen palvelupaketin asiakas tietää mitä ostaa, tilitoimisto tietää miten myyty palvelu pitää tuottaa ja hinnoittelusta tulee selkeää sekä molemmille osapuolille ennustettava. Tilitoimiston näkökulmasta erityisen hienoa on se, että aktiivisella prosessien kehittämisellä ja tekoälyn hyödyntämisellä tuotteistettuihin palvelupaketteihin perustuvien asiakkuuksien kannattavuus voi nousta merkittävästi ilman hinnankorotuksia.
2. Asiakkuuden haltuunottomallin rakentaminen
Tilitoimistopalvelu on usein niin hyvä, kun sen haltuunottomalli. Jos tilitoimistopalvelun avaamisen yhteydessä ei huomioida menneisyyden painolastia ja tehdä tarvittavia korjauksia, uusi kirjanpito lähtee noudattamaan vanhoja kaavoja ja virheitä.
Käyttöönoton rakentamisessa tulee huomioida tarkasti kiinteähintaisten palvelupakettien tarpeet. Asiakkaalle hyvin hallittu käyttöönotto luo luottamuksen tunteen valittua palveluntarjoajaa kohtaan. Näkemykseni mukaan käyttöönotto onkin onnistuessaan yksi parhaista lisäpalveluiden tarjoamisen hetkistä. Esimerkiksi käyttöönottoon sisällytetty vaihe, jossa tilitoimisto dokumentoi yrityksen liiketoiminnan taustat ja tavoitteet sekä strategian kirjanpitäjän käyttöön, on sopiva hetki tarjota mm. budjetointi- ja ennustamispalveluita.
Tekoäly on erinomainen apuväline asiakkaan historian ja tavoitteiden sanoittamisen tueksi.
3. Prosessien dokumentointi ja asiakkaan kanssa yhteisten aikataulujen sopiminen
Jokainen palvelukokonaisuus, jolle tilitoimisto on määritellyt kiinteän palveluhinnan, tulee nähdä tuotteistuksena. Tuotteelle kuvataan prosessi ja nimetään kuukausittaiset tehtävät vastuuhenkilöineen. Jokaisella työvaiheella on laskennallinen aika-allokaatio.
Kun palvelutuotannon dokumentaatiot ovat palveluprosesseja kuvaavia, eikä yksittäisten asiakkaiden prosesseja kuvaavia, dokumentaation määrä vähenee merkittävästi. Asiakkaalle prosessit ja aikataulut näyttäytyvät hallittuna palvelutuotannon johtamisena ja luottamusta herättävänä yksityiskohtana.
Kokemuksemme mukaan hyvin kuvatut ja yhdenmukaiset prosessit ovat oleellisin tekijä, kun puhutaan ajansäästön tavoittelusta. Tilitoimiston tekoäly avustaa tilitoimistoa ja asiakasta aikataulujen hallinnassa.
4. Uusien palveluiden rakentaminen
Tilitoimisto voi tarjota asiakkaalleen aktiivisesti muutakin kuin ulkoisen laskennan tai palkkahallinnon palveluita. Se voi myydä selkeyttä, ennakointia, raportointia ja johtamisen tukea. Kaikkia palveluita ei tarvitse tuottaa itse ja partnerien etsiminen lisäarvopalveluiden toteuttamiseen voi olla usein hyvä vaihtoehto.
Tilitoimiston oleellisin tehtävä on seurata lainsäädäntöä ja tunnistaa sääntelyn ympäriltä asioita, joissa tämä voi asiakastaan palvella. Esimerkiksi palkka-avoimuusdirektiivi on loistava esimerkki regulaatiosta, jonka ympärille tilitoimisto voi rakentaa tuotteistusta (Lisätietoa: Taloushallintoliitto). Qaicun avulla on mahdollista ratkaista palkka-avoimuuden seurantaan liittyviä haasteita.
5. Luota omaan brändiisi ja pyri järjestelmäriippumattomuuteen
Tilitoimiston asiakkaan taloushallinnon kokonaiskustannuksissa korostuu järjestelmäkustannusten osuus. Esimerkkinä käytettäköön oman yrityksemme taloushallintokulujen kokonaissuhdetta, jossa kirjanpitojärjestelmän kulut muodostavat 62,7 % kokonaiskulusta.
Tilitoimiston kannattavuuden näkökulmasta onkin olennaista rakentaa toimintamalli, jossa kirjanpitojärjestelmä nähdään kirjanpitopalvelun tuottamisen moottorina ja varsinainen lisäarvo tuotetaan asiantuntijuuden kautta. Ihannetilanteessa tilitoimisto voi vaihtaa kirjanpitojärjestelmää taustalla ilman, että se näyttäytyy asiakkaalle suurena järjestelmäuudistuksena.
Valitse järjestelmäkumppanit oikein
Tekoäly tulee osaksi ohjelmistojen käyttöliittymiä hurjaa vauhtia. Jokaisen järjestelmätoimittajan tulee huomioida AI:n kehitys ja tarjota asiakkaiden tueksi entistä älykkäämpiä ratkaisuja. Tekoälystä ei kuitenkaan saa tulla itsetarkoitus ja ohjelmistokehitystä väärällä tavalla ohjaava tekijä.
Uskon vahvasti siihen, että ohjelmistotalojen tulee olla jatkossa entistä avoimempia integroitumisen suhteen. Esimerkiksi agenttien välinen keskustelu ja sen mahdollistaminen vaatii ohjelmistotaloilta yhteistyötä. Valitsemalla ohjelmiston, joka ei kykene ohjelmistojen väliseen keskusteluun, olet sidottuna yhden kehitystiimin kyvykkyyteen ja laajempi tekoälyn kehitys jää tilitoimistoltasi hyödyntämättä.
Järjestelmien valinnassa ja nykyisten ohjelmistojen tarpeellisuuden sekä soveltuvuuden arvioinnissa kiinnittäisin huomiota seuraaviin asioihin:
- Tarpeellisuus: Tarvitsenko todella tämän järjestelmän palvelutuotannon osaksi
- Käytettävyys tilitoimiston silmin: Onko järjestelmän käytettävyys kirjanpitäjän näkökulmasta optimaalinen ja tukeeko ohjelmisto tilitoimiston prosesseja
- Käytettävyys asiakkaan silmin: Tukeeko järjestelmä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti mobiilikäyttöä, jotta päivittäiset taloushallinnon tehtävät voidaan asiakkaan päässä hoitaa aidosti ajasta ja paikasta riippumatta ilman tietokonetta
- Kehittyykö ohjelmisto: Mihin suuntaan ohjelmiston kehitys menee ja kehittääkö ohjelmistotoimittaja aidosti niitä asioita, joilla tilitoimiston palvelutuotannon prosessit tehostuvat
- Integroitavuus: Tukeeko järjestelmän integroitavuus aidosti tilitoimiston liiketoimintaa siten, ettei integraatiokyvyttömyys tai integraatiomaksut rajaa tilitoimiston lisäpalveluiden tai prosessien automatisoinnin edistämistä
- Tietoturva ja dokumentaatio: Tarjoaako järjestelmä asianmukaisen ja ajantasaisen tietoturvadokumentaation, jotta tilitoimisto voi myös tarvittaessa toimittaa sen asiakkaalle
- Hinnoittelu: Huomioiko hinnoittelu tilitoimiston tuotteistusmallit ja yleisen edun riittävällä tavalla
Erityisen tärkeäksi yksityiskohdaksi nostaisin asian, jota Taloushallintoliitto korostaa kirjoituksessaan “Tilitoimisto ja yrittäjä – varo ohjelmistoloukkua!”. Tilitoimiston on äärimmäisen tärkeää varmistaa, että järjestelmän vaihdon yhteydessä ohjelmistotoimittaja on halukas ja kyvykäs tukemaan niin asiakasta kuin tilitoimistoa asianmukaisella tavalla. (Lähde: Taloushallintoliitto)
Karsi ohjelmistoja
Tilitoimiston työkalupakki vaatii aika ajoin inventaarion tekemistä.
LinkedIn-postauksessani vuoden 2026 alussa kirjoitin siitä, miten meidän tulisi pitää huoli, ettei käytössä olevien työkalujen määrä pääse karkaamaan ja että ohjelmistot todella palvelevat tarkoitustaan. Olennainen nosto oli myös työkalujen integroitavuus ja yhteensopivuus toistensa kanssa.
Järjestelmiä ei tule karsia yksin kustannusperusteisesti, vaan lähtisin edistämään karsintaa järjestelmäkartoituksen kautta:
- Kartoita kaikki järjestelmät, joista tilitoimisto maksaa kk- tai ylläpitomaksuja ja luokittele ne (luokittelu mahdollistaa arvioinnin työkalujen päällekkäisyydestä myöhemmässä vaiheessa)
- Selvitä näitä järjestelmiä käyttävät asiakkaat, asiakkaiden henkilöt sekä asiakkaan vuosilaskutus (vuosilaskutus mahdollistaa myöhemmin työkalukustannusten kannattavuuden arvioinnin)
- Selvitä mitä ohjelmistoja asiakkaat ovat tuoneet osaksi palvelutuotantoa (esim. pikaviestintäkanavat, CRM- ja ERP-järjestelmät jne.)
- Kartoita kaikki tilitoimiston työntekijät, jotka edellä listattuja järjestelmiä käyttävät ja nimeä järjestelmien pääkäyttäjät
- Selvitä ovatko kaikki järjestelmät GDPR-yhteensopivia
- Kartoita mihin järjestelmiin integraatioita on tehty ja mistä järjestelmistä tietoa siirretään manuaalisesti
- Arvioi onko ohjelmisto välttämätön palvelutuotannon suorittamisessa ja onko tilitoimistolla mahdollisesti päällekkäisiä ratkaisuja
Kun järjestelmät on listattu, on mahdollista tutkia tilitoimiston prosesseja ja valita eri prosessin vaiheisiin parhaiten sopivat ratkaisut. Ohjelmiston arvioinnissa tulee tarkastella miten ne integroituvat toisiinsa ja miten niiden käyttökustannukset vaikuttavat tilitoimiston kannattavuuteen.
Lopputuloksena voi olla järjestelmäkartta, josta käy selvästi ilmi mitä työkaluja käytetään missäkin prosessin vaiheessa. Ihannetilanteessa järjestelmien karsinnan kautta saadaan suuria rahallisia säästöjä ja ohjelmistojen vähentymisen kautta saavutetaan prosessien tehokkuutta.
Muista arvioida työkalujen liiketoiminnallinen kannattavuus kaikista kulmista. Joskus työkaluja käyttävän asiakkaan kokonaislaskutus on niin suuri, että sen käyttämät järjestelmät on syytä pitää valikoimassa asiakaspidon varmistamiseksi. Toisaalta joskus todetaan, että hyvin tärkeäksi mielletyt ohjelmistot ovatkin kovin kannattamattomia esimerkiksi passiivisen asiakaskäytön vuoksi.
Qaicu ei ole yksi uusi ohjelmisto tilitoimiston palveluvalikoimaan, vaan näemme sen ennemmin tuotantomallina, joka tuo tekoälyn osaksi tilitoimiston asiakaspalveluprosessia. Tilitoimiston asiantuntijat ohjaavat tekoälyä, tekoäly palvelee asiakkaita ja asiakkaat saavat nopeaa sekä ajantasaista palvelua.