Sisäinen tekoäly käytännössä: demo ja kysymykset | Webinaaritallenne
Järjestimme webinaarin, jossa näytimme käytännössä, miten yrityksen sisäinen tekoäly toimii arjessa. Ei kalvosulkeisia, vaan suora demo Qaicun ominaisuuksista: tuloslaskelmasta palkka-analyysiin, ennusteisiin ja tiimikeskusteluihin. Tässä artikkelissa käymme läpi demon keskeiset kohdat ja webinaarissa esitetyt kysymykset vastauksineen.
Miksi yrityksen sisäinen tekoäly on ajankohtainen?
Tekoäly muuttaa pelikenttää. Tällä hetkellä kilpailuetua saavat erityisesti suuremmat yritykset, joilla on voimavaroja, resursseja, osaamista ja rahoitusta hyödyntää tekoälyä omassa toiminnassaan.
Qaicun perusajatus on tuoda sama kyvykkyys mille tahansa yritykselle. Oli kyseessä pk-yritys, yksinyrittäjä tai pörssiyhtiö, joka ei ole vielä lähtenyt tälle polulle. Sisäinen tekoäly tarkoittaa sitä, että yrityksen omaa tietoa, dataa ja aineistoja hyödynnetään turvallisesti yrityksen sisäisessä käytössä. Käytännössä kenen tahansa organisaation henkilön on mahdollista keskustella minkä tahansa aineiston kanssa, mitä yrityksellä on hallussaan.
Mikä erottaa Qaicun muista tekoälyratkaisuista?
Qaicun erottaa kolme ydinominaisuutta, jotka yhdessä tekevät siitä enemmän kuin pelkän chatbotin tai Copilot-tason työkalun.
Tekoälyalusta, ei yksittäinen agentti. Qaicu on alusta kokonaisuudessaan kielimallien ohjaamiseen. Sisäänrakennettuja agentteja on valmiina, mutta tulevaisuudessa alustalla pystytään ohjaamaan myös ulkoisia agentteja ja tuomaan tietoa muista järjestelmistä avoimen rajapinnan kautta.
Yrityksen data ja strategia. Qaicu ymmärtää kirjanpitoaineistoa tositetasolla. Se tulkitsee numerologiikkaa, jota kirjanpidon, ERP-järjestelmien ja muiden numeeristen lähteiden ymmärtäminen vaatii. Tällä hetkellä suorat integraatiot löytyvät Netvisoriin ja Procountoriin. Fennoa on työn alla.
Virtuaalinen CFO. Numeropuolen tulkinta tapahtuu kokeneen talousjohtajan tasolla. Yrityksen tarina, joka on numeromuodossa, muuttuu takaisin selkokieleksi. Qaicun kanssa voi keskustella yrityksen taloudesta yhtä luontevasti kuin CFO:n kanssa kahvipöydässä.
Jos näistä kaksi ylempää puuttuu, ollaan geneerisen Copilot- tai Gemini-tason alustan äärellä. Voidaan kysyä asioita ja hakea tietoa, mutta tarkkoja vastauksia omasta datasta ei saada. Laskennoissa tapahtuu virheitä. Kun kaikki kolme yhdistyvät, syntyy aito yrityksen sisäinen tekoäly.
Demo: tuloslaskelmasta palkka-analyysiin viidessä minuutissa
Webinaarin demo-osuudessa näytimme konkreettisesti, miten Qaicun kanssa keskustellaan. Taustalla oli noin 200 000 tositetta, työsopimuksia, palkkatietoja ja myyntidataa.
Tuloslaskelma ja vertailu
Ensimmäisenä pyysimme Qaicua tekemään tuloslaskelman viime vuoden lokakuulta ja vertaamaan sitä edelliseen vuoteen. Virtuaalinen CFO lähti hakemaan raportteja ja tuotti taulukkomuotoisen vertailun analyyseineen. Qaicu nosti esiin merkittävät muutokset, kuten henkilöstökulujen noin 34 prosentin kasvun.
Olennaista on se, että jokaisen vastauksen taustalla olevat raportit ovat tarkistettavissa. Qaicu kertoo aina, mistä tiedot on kasattu ja miten se on laskenut ne.
Porautuminen henkilöstökuluihin
Kun tuloslaskelma nosti esiin henkilöstökulujen nousun, pyysimme Qaicua analysoimaan ne tarkemmin. Qaicu haki palkkalaskelmien raportteja, henkilöstöraportteja ja talousraportteja. Tuloksena saatiin eriteltynä kulujen nousun syyt ja henkilöstömäärän kehitys.
Tästä pääsimme vielä syvemmälle. Pyysimme listauksen henkilöiden kokonaispalkoista, ja kun yhden henkilön palkka näytti poikkeavan muistitiedoista, kysyimme suoraan: ”Mikä on Jaanan palkka työsopimuksen mukaan?”
Qaicu haki vastauksen työsopimuksesta ja kertoi, että palkkaa oli nostettu uusien vastuiden myötä. Jatkokysymyksellä selvisi korotuksen perusteet: työnkuvaan tulleet uudet vastuut, rekrytointikoordinaattorin tehtävät ja johdon osoittamat lisätehtävät.
Tässä kiteytyy sisäisen tekoälyn voima. Yhdessä keskustelussa liikuttiin tuloslaskelmasta yksittäisen henkilön työsopimukseen ja palkankorotuksen perusteisiin. Ilman Qaicua sama selvitystyö olisi vaatinut kirjanpitojärjestelmän, HR-kansion ja kollegalle soittamisen.
Ihminen pysyy tekemisen keskiössä
Demossa näytimme myös, miten Qaicu pitää ihmisen keskiössä. Kun palkka-asia vaati lisäselvitystä, kutsuttiin Juhamatti Hyyppä mukaan keskusteluun suoraan chatissa. Juhamatti sai koko edellisen keskusteluhistorian ja pystyi osallistumaan saman tien.
Keskustelusta luotiin tehtävä, joka vastuutettiin oikealle henkilölle ja johon asetettiin deadline. Tehtävän etenemistä voi seurata Kanban-näkymässä, jossa koko tiimi näkee tehtävien tilan reaaliajassa.
Grafiikka ja ennusteet
Demossa pyysimme Qaicua myös piirtämään pylväskuvaajan palkkakuluista. Grafiikkaominaisuudet kehittyvät jatkuvasti, mutta jo nyt taulukot ja visualisoinnit ovat vietävissä muihin järjestelmiin.
Ennustepuolella testasimme konkreettista skenaariota: ”Laske ennuste tämän vuoden henkilöstökuluista. Palkkaamme seitsemän uutta henkilöä maaliskuussa 6 000 euron kuukausipalkalla. Analysoi ja vertaa edelliseen vuoteen.” Qaicu teki ennusteen pohjatietojen perusteella, kertoi miten se laski tuloksen ja mitä se huomioi laskennassa.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että pienimuotoinen skenaariolaskenta onnistuu ilman erillistä BI-järjestelmää. Valitaan vain näkökulma, josta dataa halutaan tarkastella: myynti, HR vai talousjohtajan kulma.
Käyttöönotto viidessä minuutissa
Qaicun käyttöönotto on suoraviivainen. Kokeile ilmaiseksi -nappia painamalla Procountor- tai Netvisor-asiakas pääsee aktivoimaan 10 päivän maksuttoman kokeilun.
Käyttöönotto etenee näin:
- Luodaan tunnus ja syötetään yrityksen nimi
- YTJ:stä haetaan Y-tunnus automaattisesti
- Kirjaudutaan Procountor- tai Netvisor-tunnuksilla, jolloin integraatio aktivoituu
Qaicu hakee kirjanpitoaineiston omiin ympäristöihinsä. Alkuperäistä dataa ei muokata. Tiedot sijaitsevat Azuren palvelimilla EU:n alueella. Noin viisi minuuttia ensimmäisestä klikkauksesta, ja käytössä on dashboard-näkymä sekä toimiva chat.
Mitä Qaiculle kannattaa opettaa käyttöönotossa?
Pelkkä kirjanpitodata riittää alkuun, mutta Qaicu vastaa sitä paremmin, mitä enemmän kontekstia sille annetaan. Käyttöönotossa kannattaa syöttää:
Yrityksen perustiedot. Historia, konsernin rakenne, liiketoimintasuunnitelma, liikeidea, visio, missio, arvot ja strategia. Nämä auttavat Qaicua ymmärtämään yrityksen toimintaa ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin tarkemmin.
Tavoitteet. Qaicussa voi rakentaa OKR-pohjaisen tavoitteiston, jossa tavoitteet kytkeytyvät avaintuloksiin ja konkreettisiin tehtäviin. Numeerisia tavoitteita, kuten liikevaihtotavoitteita, voi seurata suoraan kirjanpitoaineistosta reaaliaikaisesti.
Prosessikuvaukset. Sisäiset ja ulkoiset prosessit voidaan kuvata, vastuuttaa ja aikatauluttaa Qaicussa. Prosesseihin voidaan liittää asiakkaiden henkilöitä, omia asiantuntijoita ja muita sidosryhmiä.
Muu liiketoimintadata. Työsopimukset, sopimustietokannat, henkilöstöohjeet, CRM-data tai mikä tahansa muu aineisto, josta halutaan saada vastauksia. Tiedostot voi tuoda drag-and-drop-toiminnolla (Word, Excel, PDF) tai avoimen API-rajapinnan kautta.
Webinaarissa esitetyt kysymykset
Missä muodossa taustamateriaalit syötetään?
Word, Excel ja PDF onnistuvat drag-and-drop-toiminnolla. Lisäksi käytettävissä on avoin API-rajapinta muiden järjestelmien kytkemiseen.
Voidaanko rajata, kuka näkee mitäkin tietoa?
Kyllä. Qaicussa on roolipohjainen käyttäjähallinta, jolla rajataan näkyvyyttä aineistokohtaisesti. Esimerkiksi palkka-aineiston pääsy voidaan rajata HR:lle ja talousjohdolle, ja muu henkilöstö rajataan pois.
Miten varmistetaan, ettei henkilötietoja pääse vääriin käsiin?
Roolipohjainen käyttäjähallinta estää tietojen vuotamisen. Qaicun tekninen toteutus noudattaa GDPR:n ja EU:n tekoälysäädöksen vaatimuksia.
Missä data sijaitsee?
Tiedot ovat Azuren palvelimilla EU:n alueella.
Onko tarkoitus laajentaa dataa Netvisorin ja Procountorin osalta muihin tietovirtoihin?
Kyllä. Avoimen API-rajapinnan kautta voidaan tuoda tietoja mistä tahansa järjestelmästä. Fennoan integraatio on työn alla, ja lisää taloushallinnon järjestelmiä tulee kesään mennessä.
Yhteenveto: sisäinen tekoäly on viiden minuutin päässä
Yrityksen sisäinen tekoäly ei vaadi kuukausien käyttöönottoprojektia, erillistä BI-järjestelmää tai teknistä erityisosaamista. Qaicun avulla yritys voi viidessä minuutissa aloittaa keskustelun oman datansa kanssa ja saada vastauksia, jotka aiemmin vaativat tuntien selvitystyötä useissa eri järjestelmissä.
Demossa näytetty polku tuloslaskelmasta yksittäisen työntekijän palkankorotuksen perusteisiin kuvaa konkreettisesti, mitä sisäinen tekoäly tarkoittaa arjessa. Se on dataa, joka puhuu takaisin.