Tilitoimisto AI: Uusi tapa asiakkuuksien johtamiseen | Webinaaritallenne
Järjestimme tilitoimistoille suunnatun webinaarin, jossa kävimme läpi, miten tilitoimisto voi hyödyntää tekoälyä asiakaspalvelussaan ja samalla vähentää henkilöstön kuormitusta. Tässä artikkelissa tiivistämme webinaarin keskeiset opit ja konkreettiset esimerkit siitä, miten tilitoimiston tekoäly toimii arjessa.
Miksi tilitoimisto tarvitsee tekoälyä juuri nyt?
Tilitoimiston arki on kuormittavaa. Asiakkaita on paljon, jokainen heistä ansaitsee laadukasta palvelua ja jokainen asiakkaan esittämä kysymys on hänelle erityisen tärkeä. Silti todellisuus on se, että kirjanpitäjän työpäivä katkeaa jatkuvasti asiakasviestintään. Sähköpostit, WhatsApp-viestit ja puhelut ohjaavat asiantuntijan päivää, ja erityistä tarkkuutta vaativa työ jää katkonaiseksi.
Tilinpäätöskausi on tästä konkreettinen esimerkki. Kun paine ja kiire kasaantuvat, asiakaskysymykset eivät vähene, päinvastoin.
Teknologia yksin ei ratkaise tilitoimiston kipukohtia. Tarvitaan kolme elementtiä: tuotteistus, teknologia ja ihminen. Tuotteistus luo rakenteen, teknologia tehostaa prosesseja ja ihminen ohjaa kokonaisuutta. Näiden yhteistoiminnalla tilitoimisto voi saavuttaa aivan uudenlaisia kannattavuuden edellytyksiä.
Qaicu on tilitoimiston oma tekoäly
Qaicu on rakennettu nimenomaan tilitoimiston tarpeisiin. Käytännössä se tarkoittaa tilitoimiston omalla brändillä toimivaa asiakasportaalia, jossa tekoäly palvelee asiakkaita ympäri vuorokauden.
Qaicun ytimessä on virtuaalinen CFO, jota aidot taloushallinnon ammattilaiset ovat opettaneet ja kouluttaneet. Virtuaalinen CFO vastaa asiakkaan kysymyksiin ammattimaisesti, aivan kuten kokenut talousjohtaja vastaisi. Kyse ei ole yleiskäyttöisestä chatbotista, vaan kirjanpidon tositetasolla operoivasta tekoälystä, joka ymmärtää yrityksen taloutta kokonaisvaltaisesti.
Miten tilitoimiston tekoäly käytännössä toimii?
Asiakas kirjautuu tilitoimiston verkkosivuilta Qaicun asiakasportaaliin. Siellä hän näkee dashboardin yrityksensä taloustilanteesta ja voi esittää kysymyksiä chatissa. Vastaukset tulevat sekunneissa.
Konkreettisia esimerkkejä asiakkaan käyttötilanteista:
- Kassavirta-analyysi hetkessä.Asiakas kirjoittaa chattiin: ”Tee mulle lyhyen ajan kassavirta.” Qaicu hakee tietoa taseesta, ostolaskuista, myyntilaskuista ja palkkalaskelmista, piirtää grafiikan kassavirran kehityksestä päivätasoisesti ja kertoo, mistä kassan kehitys johtuu.
- Avoimet ostolaskut yhdellä kysymyksellä.Asiakas kysyy avoimista ostolaskuistaan ja saa välittömästi listan. Jatkokysymyksenä hän voi tiedustella yksittäisen laskun sisältöä, ja Qaicu osaa hakea laskun perustiedoista vastauksen.
- Kirjanpitäjän kutsuminen keskusteluun.Jos tekoälyn vastaus johtaa jatkotoimenpiteisiin, asiakas voi liittää oman kirjanpitäjänsä keskusteluun suoraan Qaicussa. Keskusteluista voidaan luoda tehtäviä, joita seurataan yhdessä.
Käyttöönotto minuuteissa, ei kuukausissa
Yksi webinaarin keskeisimmistä viesteistä oli käyttöönoton helppous. Uuden asiakkaan perustaminen Qaicuun on muutaman minuutin toimenpide:
- Kirjoitetaan yrityksen nimi ja perustiedot haetaan automaattisesti
- Hyväksytään käyttöehdot
- Kytketään integraatio kirjanpitojärjestelmään
Integraation kytkemisen jälkeen Qaicu oppii asiakkaan taloushallinnon datan kymmenissä sekunneissa. Se hakee kirjanpidon tositteet, ostolaskut, myyntilaskut, suoritustiedot, palkkalaskelmat ja työsuhdetiedot. Tämän jälkeen Qaicu on valmis vastaamaan ensimmäiseen kysymykseen.
Valmiit integraatiot kirjanpitojärjestelmiin
Qaiculla on integraatiot keskeisiin suomalaisiin taloushallinnon järjestelmiin kuten:
- Procountor(yhteistyösopimus tilitoimisto-apin tarjoamisesta)
- Netvisor
- Fennoa
- Business Central
Lisäksi Qaiculla on integraatiot Pipedriveen ja Google Analyticsiin. Avoin rajapinta mahdollistaa myös muiden järjestelmien kytkemisen.
Tekoälyn opettaminen tekee vastauksista tarkempia
Integraation kytkemisen jälkeen Qaicu vastaa jo talouden peruskysymyksiin. Vastausten laatu paranee kuitenkin merkittävästi, kun tekoälyä opetetaan tuntemaan yritys syvemmin.
Qaiculle voidaan opettaa:
- Mitä yritys tekee:liiketoiminnan kuvaus, avainhenkilöt ja toimiala
- Liiketoimintadokumentaatio:olemassa oleva materiaali voidaan syöttää suoraan, ja Qaicu kirjoittaa liiketoimintasuunnitelman sen pohjalta
- Tavoitteet ja avaintulokset:OKR-pohjainen tavoiteseuranta tunnuslukuineen
- Asiakassopimukset, sisäiset ohjeet ja muu yksilöivä tieto
Tämä opettaminen palvelee myös tilitoimistoa. Kirjanpitäjän on tunnettava asiakkaansa voidakseen tarjota laadukasta palvelua. Qaicuun tallennettu tieto on käytettävissä tuuraustilanteissa ja henkilöstövaihdoksissa ilman, että hiljainen tieto katoaa.
Kumppanialusta antaa kirjanpitäjälle kokonaiskuvan
Kun yhdellä kirjanpitäjällä on kymmeniä asiakkaita, kokonaisuuden hallinta on kriittistä. Qaicun kumppanialusta näyttää kirjanpitäjälle yhdessä näkymässä kaikki omat asiakkaat, heidän keskustelunsa ja tehtävänsä.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpitäjän ei tarvitse enää käydä läpi sähköposteja, WhatsApp-viestejä ja muita kanavia erikseen. Kaikki asiakasviestintä on keskitetty yhteen paikkaan, ja tekoäly on jo vastannut suurimpaan osaan rutiininkysymyksistä ennen kuin kirjanpitäjä edes ehtii reagoida.
Tilitoimiston brändi edellä
Qaicu personoidaan tilitoimiston oman brändin mukaiseksi. Käyttöliittymässä näkyy tilitoimiston logo ja värimaailma. Asiakas kokee käyttävänsä nimenomaan oman tilitoimistonsa palvelua, ei kolmannen osapuolen työkalua.
Tämä on olennainen erottautumistekijä. Kun samoja kirjanpitojärjestelmiä käyttävät tilitoimistot kilpailevat samoista asiakkaista, personoitu tekoälypohjainen asiakaspalvelukokemus luo aitoa kilpailuetua.
Konkreettiset hyödyt tilitoimiston arjessa
Webinaarin lopputulema oli selkeä. Tekoälyn tuominen osaksi tilitoimiston asiakaspalvelua vaikuttaa kolmeen keskeiseen osa-alueeseen:
Asiakaskokemus paranee. Asiakkaat saavat vastaukset kysymyksiinsä sekunneissa vuorokauden ympäri. Vasteajat lyhenevät tunneista sekunteihin. Asiakkaan ei tarvitse odottaa kirjanpitäjän vastausta rutiininkysymyksiin, ja palvelun koettu laatu nousee merkittävästi.
Kirjanpitäjän työkuorma kevenee. Kun päivittäiset asiakaskysymykset eivät enää ohjaa asiantuntijan aamun työrytmiä, kirjanpitäjä voi tehdä työtään suunnitelmallisemmin. Tämä parantaa työssä viihtymistä ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
Tilitoimiston kannattavuus kasvaa. Tehokkaammat prosessit, vähentynyt manuaalinen asiakaspalvelukuorma ja mahdollisuus tuotteistaa uusia palveluita luovat edellytykset kannattavuuden merkittävälle parantamiselle ilman, että asiakkaan palvelumaksuja tarvitsee korottaa.
Uusia palveluita tekoälyn avulla
Qaicu avaa tilitoimistoille mahdollisuuksia täysin uudenlaisten palveluiden rakentamiseen. Webinaarissa nostettiin esiin konkreettinen esimerkki: asiakas pyysi Qaicun kautta vakuutusten kilpailuttamista. Kyseessä ei ole perinteinen taloushallinnon palvelu, mutta se voi johtaa lisäarvopalvelun myyntiin.
Tilitoimiston prosessien mallintaminen Qaicuun mahdollistaa myös työnkulkujen automatisoinnin. Esimerkiksi kuukausittain toistuvat tehtävät, kuten myyntilaskujen tarkistus tai tilinpäätöksen osatehtävät, voidaan aikatauluttaa ja vastuuttaa automaattisesti oikeille henkilöille.
Webinaarissa esitetyt kysymykset
Mihin kirjanpitojärjestelmiin integraatiot löytyvät?
Tällä hetkellä Procountor, Netvisor, Fennoa ja Business Central. Easoft ja Maestro ovat rakenteilla. Lisäksi avoin rajapinta mahdollistaa integraation käytännössä mihin tahansa järjestelmään.
Miten hinnoittelu toimii?
Qaicu tekee tilitoimistojen kanssa kumppanisopimuksen, jonka hinnoittelu räätälöidään tilitoimiston koon mukaan. Hinnoittelumalli on suunniteltu tukemaan tilitoimiston liiketoimintamallia.
Yhteenveto: tekoäly on tilitoimiston seuraava kilpailuetu
Tilitoimiston tekoäly ei ole enää tulevaisuuden visio, vaan käytännön työkalu, joka on otettavissa käyttöön tänään. Qaicun avulla tilitoimisto voi tarjota asiakkailleen nopeampaa ja parempaa palvelua, keventää kirjanpitäjien työkuormaa ja rakentaa kannattavampaa liiketoimintaa.
Käyttöönotto on nopea, integraatiot valmiita ja tuotteistusmalli selkeä. Kyse on siitä, haluaako tilitoimisto olla edelläkävijä vai odottaa, kunnes kilpailijat ovat jo liikkeellä.