Talousraportointi sujuu nyt ilman omaa talousjohtajaa
”Kun johtoryhmän jäsen soittaa ja tarvitaan lukuja, käyn promptaamassa tiedon ja bäm, saan eteenpäin todella kattavan raportin.”
Happy Work on oululainen kasvuyritys, jonka palkitsemisalusta tekee henkilöstön muistamisesta yrityksille vaivatonta. Yrityksen COO Samu Keränen vastaa myös taloudesta, vaikka ei pidä itseään talousammattilaisena. Qaicun avulla johtoryhmäraportointi onnistuu nyt häneltä itseltään ja aikaa säästyy hänen arvionsa mukaan noin 30 tuntia kuukaudessa.
Lähtötilanne: raportointi söi aikaa, jota ei ollut
Happy Work kasvaa nopeasti ja sen kokoisessa yrityksessä johtoryhmäraportointi oli pitkään hankalaa. Talousdatan kokoaminen johtoryhmälle ja lukujen seuraaminen vaati aikaa ja talousosaamista, jota startupilta ei aina löydy tarpeeksi. Ratkaisua haettiin monesta eri ohjelmistosta.
Samu kuvaa itseään AI-natiiviksi, ei talousihmiseksi. Rutiininomainen tiedon kaivaminen ei ole hänen tapansa tehdä töitä.
”En ole maailman pedanteimpia ihmisiä, joka jaksaisi joka aamu avata reskontran, klikkailla dataa auki ja siirrellä sitä Exceliin. Olen jo aika AI-natiivi ja odotan softalta samaa joustavuutta ja nopeutta.”
Vaihtoehdot olivat liian raskaita
Ennen Qaicua Happy Work ehti kokeilla useampaa työkalua. Eräs kroatialainen ratkaisu jäi kokeiluksi, koska siihen ei saanut Procountorin dataa sisään. Käytössä oli myös Controller- ja CFO-työkalu sekä BI-työkaluja. Niillä sai automaatioita ja selkeää raportointia, mutta arkeen ne olivat liian järeitä.
”Setuppi oli aivan liian aikaa vievä ja spesifi. Ne olivat tosi isoja projekteja, jotka eivät kustannuksiltaan ja resursseiltaan sovi nopeasti etenevään kasvuyhtiöön.”
Ratkaisu: vastaukset suoraan, omalla kielellä
Qaicua testattiin ja rikastettiin Happy Workin omilla AI-työkaluilla ja siitä tuli työkalu, joka istuu Samun tapaan tehdä töitä. Talousdatan saa ulos kysymällä ja vastaukset tulevat heti. Kun lukuja tarvitaan, ne ovat saatavilla minuuteissa eikä raporttia tarvitse odotella.
”Se on helpottanut tosi paljon, poistanut kuormaa ja stressiä. Saan talousdatan yksinkertaisesti ulos.”
Tulokset: noin 30 tuntia kuukaudessa takaisin
Aikaa säästyy mitattavasti, mutta Samu muistuttaa, ettei suora tuntisäästö kerro koko kuvaa.
”Suoraa aikaa säästyy ehkä 10 tuntia kuukaudessa. Mutta kun mukaan laskee stressin ja sen, ettei tarvitse ostaa työtä ulkopuolisilta asiantuntijoilta, päälle tulee kerroin. Sanoisin, että minulle se on noin 30 tuntia kuukaudessa.”
Tärkeintä on se, mihin aika vapautuu. Talousluvut ovat Samun roolissa pakollisia, mutta kasvuyhtiötä vievät eteenpäin myynti ja tuotekehitys. Mitä vähemmän aikaa kuluu lukujen metsästämiseen, sitä enemmän sitä jää näihin.
Rehellinen huomio: hyöty aukeaa, kun oppii kysymään
Samu nostaa esiin myös sen, ettei hyöty auennut aivan ensimmäisellä kerralla. AI- ja promptausosaaminen on Suomen työelämässä vielä harvinaista ja alkuun meni hetki.
”Kipuilin parisen viikkoa, että opin käyttämään käyttöliittymää ja löytämään luovuuden kysyä oikeita asioita. Sitten softan hyöty aukesi kunnolla. Kun oppii syventämään jatkokysymyksillä, sieltä saa kaivettua talousdatan esiin. Ihan jäätävä apuväline.”
Kenelle Samu suosittelee Qaicua
”Suosittelen skaalautuville kasvuyrityksille, joilla ei vielä ole omaa talousjohtajaa. Etenkin niille, jotka selkeästi skaalaavat liiketoimintaansa ja rakentavat uutta. Kun saat dataa myynnistä ja talouskäyttäytymisestä yhteen paikkaan, hyöty näkyy heti.”