Kahden vuoden laskutuslistojen vertailu vie nyt alle minuutin
”Se kertoo hyvin nopeasti, alle minuutissa, että olimmeko nettovoittajia uusien ja lopettaneiden asiakkuuksien välillä.”
Relion on eteläkarjalainen, ympäri Suomen palveleva tilitoimisto, jolla on toimipaikat Imatralla, Lappeenrannassa ja Savonlinnassa. Palvelupäällikkö Laura Matikainen hallinnoi toimiston asiakasjärjestelmää ja tekee taloustason raportointia isojen asiakkaiden johtoryhmille. Eniten hän käyttää Qaicua toimiston oman liiketoiminnan analysointiin, johon ei aiemmin ollut muuta keinoa kuin Excel, asiakasjärjestelmän monesta eri osasta koottavat raportit, sekä oma muisti.
Lähtötilanne: vertailu oli Exceleitä ja muistin varassa
Relionissa seurataan, mitkä asiakkuudet ovat uusia, miten laskutus on muuttunut asiakkaittain, ja miten toimintansa esimerkiksi eläköitymisen vuoksi lopettavat asiakasyritykset vaikuttavat Relionin omiin talouslukuihin. Ennen Qaicua se tarkoitti kahden vuoden listojen asettamista rinnakkain.
”Jos me lähtisimme analysoimaan, ei olisi mitään muuta keinoa kuin verrata asiakasjärjestelmän raportteja Exceleinä toisiinsa. Kyllähän se on tuntikaupalla, että yritettäisiin verrata kahden vuoden listoja, että mitä palveluja tälle asiakkaalle myytiin viime vuonna vastaavaan aikaan, koska muisti pettää hyvin nopeasti.”
Heinäkuun laskutus: uudet ja poistuneet asiakkuudet
Laura teki toimiston heinäkuun laskutuksen elokuun alussa ja halusi tietää, paljonko uudet asiakkuudet tuovat liikevaihtoa.
”Pyysin, että listaa minulle kaikki asiakkaat, joita on tänä vuonna laskutettu, mutta joita ei ollut viime vuonna, ja niiden euromääräiset myynnit.”
Toinen kysymys kertoi saman lopettaneista asiakkuuksista: paljonko myyntiä niiden mukana on menetetty. Erotus kertoi alle minuutissa, asiakaskohtaisesti listattuna, jäikö toimisto uusien ja lopettaneiden asiakkuuksien välillä plussalle, sekä miten laskutus on asiakaskohtaisesti muuttunut. Juuri tässä hyöty Lauran mukaan näkyy, oman työn johtamisen nopeutumisessa.
Valmiit pohjat kuukausiraportointiin
Isoille asiakkuuksille Laura tekee konserni- ja talousraportoinnin, vaikka ei itse enää tee niiden juoksevaa peruskirjanpitoa. Samat vakiotiedot haetaan joka kuukausi.
”Mulla on semmoiset valmiit, itse luodut pohjat olemassa, niin pystyn heittämään ne Qaicuun, että päivitä tähän kyseisen raportoitavan kuukauden tiedot. Ei tarvitse kirjautua ja porautua ja katsoa kaikkia tuloslaskelman ja taseen tilejä läpi, että mitä uusia hankintoja siellä on, mitä tapahtumia, ja mille kustannuspaikalle. Saan Qaicun avulla syväporauduttua asiakkaan tilanteeseen hyvin nopeasti.”
Loppuasiakas kysyy itse
Yksi Relionin asiakkaista käyttää Qaicua itse. Laura kertoo kuulleensa, että siellä on pohdittu Qaicun avulla varastonmuutoksia ja sitä, miksi tuloslaskelma antaa erilaisen myyntikatteen kuin mitä verkkokaupan myyntikateraportit näyttävät.
”On semmoinen keskustelukumppani, joka oikeasti näkee sen sinun yrityksen aineiston.”
Kenelle Laura suosittelee Qaicua
”Suosittelen siihen omaan johtamiseen: kun haluaa syvempää ymmärrystä siitä, miten meillä menee, ja kun kiinnostaa budjetointi tai kassavirran ennustaminen. Eli jos halutaan jotain muutakin kuin se perusraportointi ja kiinnostaa se, minkä takia jotakin tapahtuu. Ne olisivat monesti niitä kysymyksiä, joita kysyisit, jos sinulla olisi palkattuna talouspäällikkö.”